光庭信息(301221):董事会议事规则（2025年10月）
武汉光庭信息技术股份有限公司 董事会议事规则 第一章总则 第一条为完善法人治理结构，确保董事会合法、科学、规范、高效地行使决策权，根据《中华人民共和国公司法》（以下简称“《公司法》”）、《上市公司治理准则》、《上市公司独立董事管理办法》、《上市公司章程指引》、《深圳证券交易所创业板股票上市规则》、《深圳证券交易所上市公司自律监管指引第2号——创业板上市公司规范运作》等有关法律、法规、规范性文件和《武汉光庭信息技术股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”）的规定，特制定本议事规则。 第二条公司设董事会，对股东会负责，行使法律、行政法规、部门规章、《公司章程》和股东会赋予的职权，独立履行对公司、股东、社会公众、监管部门的承诺。 第三条董事会由9名董事组成。设董事长1人，董事长由董事会以全体董事的过半数选举产生。董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事履行其职务。 第四条公司董事会设职工代表董事1人。职工代表董事由公司职工代表大会或者其他形式民主选举产生。 第五条公司董事会成员中应当至少有三分之一独立董事，其中至少一名会计专业人士。 第六条董事会下设董事会办公室作为董事会的办事机构，处理董事会日常事务。董事会秘书协助董事长处理董事会日常工作，履行法律、行政法规、部门规章以及证券交易所上市规则、《公司章程》等文件所规定的职责。 第二章董事长职权 第七条根据《公司章程》的有关规定，董事长为代表公司执行公司事务的董事，是公司的法定代表人，主要行使下列职权： （一）主持股东会和召集、主持董事会会议； 董事会议事规则 （二）督促、检查董事会决议的执行； （三）签署公司股票及其他有价证券； （四）签署董事会重要文件和其他应由公司法定代表人签署的其他文件；（五）行使法定代表人的职权； （六）在发生不可抗力的紧急情况下，对公司事务行使符合法律、法规规定和公司利益的特别处置权，并在事后及时向公司董事会和股东会报告；（七）董事会授予的其他职权。 董事会可以授权董事长在董事会闭会期间行使董事会的其他职权，该授权需经全体董事的二分之一以上同意，并以董事会决议的形式作出。董事会对董事长的授权内容应明确、具体。 除非董事会对董事长的授权有明确期限或董事会再次授权，该授权至该董事长任期届满或董事长不能履行职责时应自动终止。董事长应及时将执行授权的情况向董事会汇报。 第三章董事会专门委员会 第八条公司董事会设置审计委员会，行使《公司法》规定的监事会的职权。 公司设立战略委员会、提名委员会、薪酬与考核委员会等相关专门委员会。专门委员会对董事会负责，依照《公司章程》和董事会授权履行职责，提案应当提交董事会审议决定。 第九条审计委员会成员为3名，为不在公司担任高级管理人员的董事，其中独立董事应当过半数，由独立董事中会计专业人士担任召集人。职工代表董事可以成为审计委员会成员。 第十条审计委员会负责审核公司财务信息及其披露、监督及评估内外部审计工作和内部控制，下列事项应当经审计委员会全体成员过半数同意后，提交董事会审议： （一）披露财务会计报告及定期报告中的财务信息、内部控制评价报告；（二）聘用或者解聘承办上市公司审计业务的会计师事务所； 董事会议事规则 （三）聘任或者解聘上市公司财务负责人； （四）因会计准则变更以外的原因作出会计政策、会计估计变更或者重大会计差错更正； （五）法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他事项。 第十一条审计委员会每季度至少召开一次会议。两名及以上成员提议，或者召集人认为有必要时，可以召开临时会议。审计委员会会议须有三分之二以上成员出席方可举行。 审计委员会作出决议，应当经审计委员会成员的过半数通过。 审计委员会决议的表决，应当一人一票。 审计委员会决议应当按规定制作会议记录，出席会议的审计委员会成员应当在会议记录上签名。 审计委员会工作规程由董事会负责制定。 第十二条战略委员会、提名委员会和薪酬与考核委员会成员均为3人，全部由公司董事组成。提名委员会、薪酬与考核委员会中独立董事应当过半数并担任召集人。专门委员会工作规程由董事会负责制定。 第十三条提名委员会负责拟定董事、高级管理人员的选择标准和程序，对董事、高级管理人员人选及其任职资格进行遴选、审核，并就下列事项向董事会提出建议： （一）提名或者任免董事； （二）聘任或者解聘高级管理人员； （三）法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他事项。 董事会对提名委员会的建议未采纳或者未完全采纳的，应当在董事会决议中记载提名委员会的意见及未采纳的具体理由，并进行披露。 第十四条薪酬与考核委员会负责制定董事、高级管理人员的考核标准并进行考核，制定、审查董事、高级管理人员的薪酬政策与方案，并就下列事项向董事会提出建议： （一）董事、高级管理人员的薪酬； 董事会议事规则 （二）制定或者变更股权激励计划、员工持股计划，激励对象获授权益、行使权益条件成就； （三）董事、高级管理人员在拟分拆所属子公司安排持股计划； （四）法律、行政法规、中国证监会规定和公司章程规定的其他事项。 董事会对薪酬与考核委员会的建议未采纳或者未完全采纳的，应当在董事会决议中记载薪酬与考核委员会的意见及未采纳的具体理由，并进行披露。 第十五条战略委员会负责对公司长期发展战略和重大投资决策进行研究，并就下列事项向董事会提出建议： （一）对公司长期发展战略和重大投资决策进行研究并提出建议； （二）组织研究并提出公司发展战略、结构调整等方面的建议； （三）调查、分析有关重大战略实施情况，提出改进、调整意见； （四）研究公司各职能部门提出的长远规划和重大项目等，为董事会审议提供参考意见； （五）董事会授权的其他与战略与投资有关的事宜。 第四章董事会会议的召开和议案 第十六条董事会会议分为定期会议和临时会议： 定期会议由董事长召集，定期会议每年度至少召开二次，于会议召开十日前将会议通知以书面形式通知全体董事，并提供足够的资料。两名及以上独立董事认为资料不完整或者论证不充分的，可以联名书面向董事会提出延期召开会议或者延期审议该事项，董事会应当予以采纳，公司应当及时披露相关情况。 有下列情形之一的，董事会应当召开临时会议： （一）代表十分之一以上表决权的股东提议时； （二）三分之一以上董事联名提议时； （三）审计委员会提议时； （四）过半数以上独立董事提议时； （五）《公司章程》规定的其他情形。 董事会议事规则 按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过董事会办公室或者直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中应当载明下列事项：（一）提议人的姓名或者名称； （二）提议理由或者提议所基于的客观事由； （三）提议会议召开的时间或者时限、地点和方式； （四）明确和具体的提案； （五）提议人的联系方式和提议日期等。 提案内容应当属于《公司章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案有关的材料应当一并提交。 董事会办公室在收到上述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董事长。 董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可以要求提议人修改或者补充。 董事长应当自接到提议或者证券监管部门的要求后十日内，召集董事会会议并主持会议。 第十七条召开董事会定期会议，董事会办公室应当提前十日将董事会会议通知，通过直接送达、电子邮件或者其他书面方式提交全体董事、总经理、董事会秘书，非直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。 召开董事会临时会议，董事会办公室应当提前五日将董事会会议通知，通过直接送达、电子邮件或者其他书面方式提交全体董事、总经理、董事会秘书，非直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。经公司全体董事一致同意，可以缩短或者豁免前述召开董事会临时会议的通知时限。情况紧急，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过口头或者电话等方式发出会议通知，并立即召开，但召集人应当在会议上作出说明。 董事会会议原则上以现场方式召开。董事会会议在保障董事充分表达意见的前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话或者电子邮件表决等方式召开，但召集人应当在会议上作出说明。 第十八条董事会会议通知包括以下内容： （一）会议日期和地点； （二）会议期限； 董事会议事规则 （三）事由及议题； （四）发出通知的日期。 口头会议通知至少应包括会议的时间、地点及议题，以及情况紧急需要尽快召开董事会临时会议的说明。 第十九条董事会会议应有过半数的董事出席方可举行。 第二十条董事会决议表决方式：现场表决、通讯表决。董事会临时会议在保障董事充分表达意见的前提下，可以电话、电子邮件、会签或其他通讯设备进行交流后作出决议，并由参会董事签字。 第二十一条董事会行使下列职权： （一）召集股东会，并向股东会报告工作； （二）执行股东会的决议； （三）决定公司的经营计划和投资方案； （四）制订公司的利润分配方案和弥补亏损方案； （五）制订公司增加或者减少注册资本、发行债券或其他证券及上市方案；（六）拟订公司重大收购、收购本公司股票或者合并、分立、解散及变更公司形式的方案； （七）在股东会授权范围内，决定公司对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保事项、委托理财、关联交易、对外捐赠等事项； （八）决定公司内部管理机构的设置； （九）聘任或者解聘公司总经理、董事会秘书及其他高级管理人员，并决定其报酬事项和奖罚事项；根据总经理的提名，聘任或者解聘公司副总经理、财务总监等高级管理人员，并决定其报酬事项和奖惩事项； （十）制订公司的基本管理制度； （十一）制订公司章程的修改方案； （十二）管理公司信息披露事项； （十三）向股东会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所； （十四）听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作； 董事会议事规则 （十五）法律、行政法规、部门规章、《公司章程》或者股东会授予的其他职权。 第二十二条董事会应当确定对外投资、收购出售资产、资产抵押、对外担保事项、委托理财、关联交易的权限，建立严格的审查和决策程序；重大投资项目应当组织有关专家、专业人员进行评审，并报股东会批准。 第二十三条董事会决定公司购买或者出售资产、对外投资（含委托理财、对子公司投资等，设立或者增资全资子公司除外）、提供财务资助（含委托贷款）、提供担保（指公司为他人提供的担保，含对控股子公司担保）、租入或者租出资产、签订管理方面的合同（含委托经营、受托经营等）、赠与或者受赠资产、债权或者债务重组、研究与开发项目的转移、签订许可协议、放弃权利（含放弃优先购买权、优先认缴出资权利等）及深圳证券交易所认定的其他交易的权限为：（一）交易达到下列标准之一，但未达到股东会审议标准的，由董事会审议：1、交易涉及的资产总额占公司最近一期经审计总资产的10%以上，该交易涉及的资产总额同时存在账面值和评估值的，以较高者作为计算依据；2、交易标的（如股权）在最近一个会计年度相关的营业收入占公司最近一个会计年度经审计营业收入的10%以上，且绝对金额超过1,000万元；3、交易标的（如股权）在最近一个会计年度相关的净利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的10%以上，且绝对金额超过100万元； 4、交易的成交金额（含承担债务和费用）占公司最近一期经审计净资产的10%以上，且绝对金额超过1,000万元； 5、交易产生的利润占公司最近一个会计年度经审计净利润的10%以上，且绝对金额超过100万元。 上述指标计算中涉及的数据如为负值，取其绝对值计算。 交易标的为股权，且购买或者出售该股权将导致公司合并报表范围发生变更的，应当以该股权对应公司的全部资产和营业收入作为计算标准，适用本规则第二十三条第（一）款的规定。 前述股权交易未导致合并报表范围发生变更的，应当按照公司所持权益变动比例计算相关财务指标，适用本规则第二十三条第（一）款的规定。 公司下列活动不属于前款规定的事项： 董事会议事规则 购买与日常经营相关的原材料、燃料和动力（不含资产置换中涉及购买、出售此类资产）； 出售产品、商品等与日常经营相关的资产（不含资产置换中涉及购买、出售此类资产）； 虽进行前款规定的交易事项但属于公司的主营业务活动。 上述交易属于公司对外投资设立有限责任公司或者股份有限公司，应当以协议约定的全部出资额为标准适用本条的规定。 （二）董事会审批对外担保事项时，必须取得董事会全体成员2/3以上同意并经全体独立董事2/3以上同意。 董事会应当制定《对外担保管理制度》，具体规定公司对外担保的管理、风险控制、信息披露、审批程序及法律责任等内容。《对外担保管理制度》作为《公司章程》的附件，由董事会拟定，股东会批准。 公司全体董事应当审慎对待和严格控制对外担保产生的债务风险，并对违规或失当的对外担保产生的损失依法承担连带责任。 公司董事会或股东会审议批准的对外担保，应当及时披露董事会或股东会决议、截止信息披露日公司及其控股子公司对外担保总额、公司对控股子公司提供担保的总额。 （三）董事会审议关联交易事项的权限为： 1、公司与关联自然人发生的交易（提供担保、提供财务资助除外）金额超过30万元的关联交易，应当经董事会审议后及时披露；公司与关联法人发生的交易金额超过300万元，且占公司最近一期经审计净资产绝对值0.5%以上的关联交易，应当经董事会审议后及时披露。 2、公司与关联人发生的交易（提供担保除外）金额超过3,000万元，且占公司最近一期经审计净资产绝对值5%以上的关联交易，应当聘请符合《证券法》规定的证券服务机构对交易标的进行评估或者审计，并将该交易提交股东会审议。 与日常经营相关的关联交易可免于审计或者评估。 需经审议的关联交易事项应经独立董事专门会议审议通过后，方可提请董事会审议。 公司不得为董事、监事、高级管理人员、控股股东、实际控制人及其他控股董事会议事规则 子公司等关联人提供资金等财务资助。公司应当审慎向关联方提供财务资助或者委托理财。 公司向关联方委托理财的，应当以发生额作为披露的计算标准，按交易类型连续十二个月累计计算，适用本规则第二十三条第（三）款的规定。已按照本条的规定履行相关义务的，不再纳入相关的累计计算范围。 上述授权项下的具体事项，如法律、行政法规、部门规章及其他规范性文件要求由股东会审议批准的，则需提交公司股东会审议批准。 （四）董事会审议对外捐赠事项的权限为： 公司对外捐赠（包括但不限于慈善捐款、公益赞助）的，如果单笔捐赠金额或在一个会计年度内累计捐赠总额占最近一个会计年度经审计净利润的10%以上，且绝对金额超过100万元的，需提交董事会审议通过。如根据《公司章程》规定，同时要求由股东会审议批准的，则需提交公司股东会审议批准。 第二十四条董事会会议闭会期间，由董事会办公室征集会议提案。在定期会议召开前十日和临时会议召开前五日以书面形式送达董事会办公室的提案，可以列为该次会议议题。 第二十五条董事会秘书负责提案的形式审查，对符合董事会职权范围、基本内容合法、有明确议题和具体决议事项的提案应当列为当次董事会议题，并制作成正式议案。对形式审查不合要求的，应当予以否决或退回修改。除紧急情况外，提案内容应当与会议通知同时送达全体董事。 第二十六条董事会会议期间，会议主持人、三分之一以上的董事联名、二分之一以上独立董事可以提出临时提案，由董事会秘书进行形式审查后列为会议议题。 第五章董事会会议的规则和记录 第二十七条董事会会议由董事长主持，董事长因特殊原因不能主持董事会会议的，由半数以上董事共同推荐一名董事主持并履行相应职务。 第二十八条董事会会议依法及本规则举行。董事会会议，应由董事本人出席；董事因故不能出席时，可以委托其他董事代理出席。委托人应以书面形式委托，委托书应当载明代理人姓名、代理事项、权限和有效期限，并由委托人签名或盖章。被委托人出席会议时，应出具委托书。代理人在授权范围内行使董事的董事会议事规则 权利。董事未出席董事会会议，亦未委托代表出席的，视为放弃在该次会议上的投票权。独立董事不得委托非独立董事代为投票。 第二十九条总经理、董事会秘书列席董事会会议。董事会可以根据会议审议事项的需要，邀请有关中介机构人员、专家和公司内部人员列席会议提出建议或说明情况。 第三十条列入董事会会议议程的各项议案，应经过与会董事的充分讨论后才能付诸表决。在进行表决之前主持人应征询全体董事意见。 第三十一条董事应在恪守国家有关法律、法规和《公司法》、《公司章程》规定的各项义务的基础上认真审议各项议案，发表自己的看法和意见，审慎行使表决权。 第三十二条董事会形成的决议，必须经全体董事的过半数通过。董事会决议的表决，实行一人一票。 董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求有关董事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃权。 第三十三条董事与董事会会议决议事项所涉及的企业有关联关系的，不得对该项决议行使表决权，也不得代理其他董事行使表决权。该董事会会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行，董事会会议所作决议须经无关联关系董事过半数通过。出席董事会的无关联董事人数不足3人的，应将该事项提交股东会审议。 第三十四条与会董事表决完成后，证券事务代表和董事会办公室有关工作人员应当及时收集董事的表决票，交董事会秘书在一名独立董事的监督下进行统计。 现场召开会议的，会议主持人应当当场宣布统计结果；其他无法立即获得统计结果的情况下，会议主持人应当要求董事会秘书在规定的表决时限结束后下一工作日之前，通知董事表决结果。 董事在会议主持人宣布表决结果后或者规定的表决时限结束后进行表决的，其表决情况不予统计。 第三十五条除本规则另有规定的情形外（如董事回避），董事会审议通过会董事会议事规则 议提案并形成相关决议，必须有超过公司全体董事人数之半数的董事对该提案投同意票。法律、行政法规和《公司章程》规定董事会形成决议应当取得更多董事同意的，从其规定。 董事会根据《公司章程》的规定，在其权限范围内对对外担保事项作出决议，除公司全体董事过半数同意外，还必须经出席会议的三分之二以上董事的同意。 对《公司法》第一百六十二条第一款第（三）项、第（五）项、第（六）项规定的情形收购公司股份做出决议，必须经三分之二以上董事出席的董事会会议决议。 不同决议在内容和含义上出现矛盾的，以时间上后形成的决议为准。 第三十六条董事会应当严格按照股东会和《公司章程》的授权行事，不得越权形成决议。 董事会的决议违反法律、行政法规或者《公司章程》、股东会决议，致使公司遭受严重损失的，参与会议的董事对公司负赔偿责任。但经证明在表决时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。 如无故既不出席会议，也不委托其他董事代为出席、未于董事会召开之时或之前提供对所议事项的书面意见的董事应视作其未表示异议，不得免除责任。 第三十七条二分之一以上的与会董事或两名以上独立董事认为提案不明确、不具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时，或全体董事二分之一以上同意的，会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。 提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要求。 提案人将提案按照该等要求明确后，可按照本规则规定的临时会议提议程序执行。 第三十八条非独立董事连续两次未能亲自出席，也不委托其他董事出席董事会会议，视为不能履行职责，董事会应当建议股东会予以撤换。 独立董事连续两次未能亲自出席董事会会议，也不委托其他独立董事代为出席的，董事会应当在该事实发生之日起三十日内提议召开股东会解除该独立董事职务。 第三十九条董事会会议应当有会议记录，出席会议的董事应当在会议记录上签名。 董事会议事规则 第四十条董事会会议记录包括以下内容： （一）会议召开的日期、地点和召集人及主持人姓名； （二）出席董事的姓名以及受委托出席董事会的董事（代理人）姓名；（三）会议议程； （四）董事发言要点； （五）每一项决议事项的表决方式和结果（表决结果应载明同意、反对、弃权的票数）。 第四十一条会议结束时，与会董事、董事会秘书和记录人员应在会议记录上签字，董事有权要求在会议记录上对其在会议上的发言作出说明性记载。 董事会会议记录作为公司档案保存，保存期限按照《公司章程》规定，保存期限不少于十年。 第七章董事会决议的执行 第四十二条董事会秘书应在董事会会议作出决议后，依据法律法规及《公司章程》办理相关信息披露事项。在决议公告披露之前，与会董事和会议列席人员、记录和服务人员等负有对决议内容保密的义务。 第四十三条董事会指定的决议执行责任人（或单位、部门）应确保决议事项准确、完整、合法的予以落实，并向董事会汇报实施情况。董事会秘书有权就实施情况进行检查并予以督促。 第四十四条董事会秘书应当定期向董事长和全体董事汇报决议执行情况，并建议董事长或董事会采取有关措施，促使董事会决议得到贯彻落实。 第四十五条董事会闭会期间，由董事会办公室处理董事会的日常工作事务，各位董事应充分发挥董事会秘书的职能作用，支持其开展的日常工作。 第八章附则 第四十六条本规则未尽事宜或与中国颁布的法律、行政法规、其他有关规范性文件及《公司章程》的规定冲突的按照国家有关法律、行政法规或规范性文件以及《公司章程》的规定执行。 第四十七条本规则所称“以上”含本数；“超过”“低于”、“少于”、“多于”,不含本数。 董事会议事规则 第四十八条本规则经股东会审议通过之日起生效，修改时亦同。本规则由公司董事会负责解释。 武汉光庭信息技术股份有限公司 二〇二五年十月 中财网
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