杰恩设计(300668):印章管理制度
印章管理制度 第一章总则 第一条为规范深圳市杰恩创意设计股份有限公司（以下简称“公司”）印章的刻制、管理及使用，加强公司印章使用的规范性、合法性、安全性，避免因印章使用不当给公司带来不良影响及损失，根据相关法律、法规、规范性文件及《公司章程》等内部制度的要求，结合公司实际情况，制定本制度。 第二条本制度适用于公司及下属控股子公司（含全资子公司）和各分支机构。本制度有特别规定的，按本制度执行；本制度没有特别规定的，由子公司及分公司参照本制度执行。 第二章印章的使用范围 第三条本制度所指印章包括以下几类： （一）公司/子公司/分公司公章：适用于以公司/子公司/分公司名义上报国家机关、市区政府部门的重要公函和文件，以公司/子公司/分公司名义出具的证明、函件、下发的各类内部文件及签订的各类协议、合同等具有法律约束力的文件等； （二）法定代表人印章：适用于由公司及子公司法定代表人签章的法定代表人证明书、法定代表人授权委托书及其他需要由法定代表人签章的文件；（三）财务专用章：包括财务专用章、发票专用章，适用于公司及子公司财务会计部门对外开具发票、银行票据及其它财务凭证等； （四）合同专用章：适用于以公司/子公司/分公司名义签订的不需要使用公司/子公司/分公司公章情形的各类协议、合同等有法律约束力的文件；（五）董事会印章：适用于以董事会名义出具的公告、函件、说明等文件。 第三章印章的刻制与启用 第四条公司印章的制发必须合法进行，公司所有印章的刻制应经规定的审批程序。公章、财务专用章、合同专用章、董事会印章的式样、规格须按国家有关规定执行，并统一到公安机关核准的单位印制，并按规定经公安机关备案。 由经理授权专人领用管理。 第五条印章刻制的审批权限： （一）公司公章、合同专用章的刻制，由公司人资行政中心提出申请，经部门分管领导同意后，交总经理及董事长批准； （二）公司财务专用章、法定代表人印章的刻制，由财务会计部门提出申请，经部门分管领导同意后，交总经理及董事长批准； （三）董事会章的刻制，由董事会办公室提出申请，经部门分管领导同意后，交董事长批准。 （四）子公司的印章刻制，由子公司提出申请，交其上级公司总经理批准；（五）分公司的印章刻制，由分公司提出申请，交其总公司总经理批准。 第四章印章的保管 第六条公司印章应按照“审用分离、分散保管”原则进行保管，原则上负责签批印章使用的各级负责人不得亲自保管印章。 公司各类印章须由专人负责保管。其中： （一）公司公章、合同专用章由人资行政中心指定专人保管； （二）财务专用章、法定代表人印章由财务会计部指定专人保管。财务专用章和法定代表人印章不允许由同一人保管； （三）董事会章由董事会办公室指定专人保管。 第七条从印章启用之时起，印章专管人员应对该印章使用的正确性负责，对因印章不当使用、保管不慎给公司造成损害的，将追究相关人员的责任。 印章专管人员应保证印章的保管安全，使用规范，建立印章使用台账，该台账应注明印章使用时间、文件名称、用印人和批准人等信息，若印章不慎遗失、损毁、被盗，应迅速采取紧急补救措施，以免造成损失。 第八条印章移交须办理手续，签署移交证明，明确移交人、接收人、监交人、移交时间等信息。 第九条印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，印章应由印章保第十条印章持有情况须纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。 第十一条印章专管人员应遵循保密原则，严格照章用印，对未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印。 第五章印章的使用 第十二条公司印章使用实行事前审批制度，相关的审批权限如下： （一）加盖财务专用章的，由使用人发起，经财务总监批准； （二）加盖董事会印章的，经董事会秘书审核、董事长批准；但董事会办公室常规的信息披露工作用章无须经过前述程序，可由董事会秘书批准后用章；（三）对外签署的合同、协议或意向书，经公司经理或经经理授权指定的相关人员批准后加盖公司印章； （四）一般日常工作，经公司经理或经经理授权指定的相关人员批准后加盖公司印章。 第十三条对外签订的合同或出具的其它具备合同效力的文件，如果是两页或两页以上的，除在合同或文件的落款处盖章外，还应加盖骑边（缝）章；所有留存存根备查的证明文件需加盖骑缝章。 第十四条印章使用前必须认真审核，审核的具体要求如下： （一）所有用印必须在用印审批流程完成后方可使用，印章保管人和操作人员要审核用印申请的流程是否正确、审批意见是否明确同意用印、审批人提出的审批意见是否已经落实； （二）印章保管人要审核待用印资料的数量、内容与申请提交的附件内容是否一致、待用印资料的格式是否规范、填写是否完整、是否有空白页、空白项等。公司印章一律不得用于空白纸张、空白合同、空白单据等。 第十五条原则上公司各类印章不得携出或外借。若因工作需要，确需将公司印章、法定代表人印章带出，申请人需提交《印章借用申请表》，注明外借具体用途和原因，经部门负责人、分管领导审核批准方可携出。 第十六条已盖章的文件若未使用，申请用印人员必须立即交回印章管理部门销毁。 第六章印章的废止 第十七条公司发生机构变动、名称改变、印章破损、印章遗失等情况时，所涉及的原印章应立即停止使用并及时废止。 第十八条符合印章废止情形的，印章刻制申请部门需填写《印章废止申请表》，经公司规定的审批程序后，由人资行政中心及时将旧印章收回，并建立《印章作废台账》，必要时发布印章作废公告。 第十九条印章废止的审批权限与印章刻制的审批权限一致。 第七章印章的清点、检查与监督 第二十条印章保管部门应定期对保管的印章做好清点自查。 第二十一条公司内控审计部对公司（含分子公司）印章管理情况做定期（每年至少一次）或不定期的合规性检查，检查内容包括核对印章刻制是否规范、印章交接是否清楚、印章使用是否符合规范、印章废止是否及时等。 第八章罚则 第二十二条印章保管人违反本制度且有以下行为之一的，当事人负有直接责任，其直接上级负有间接管理责任，将视情节严重程度给予处分或绩效扣减；涉及犯罪的，将移交司法机关。 （一）未经审批私刻公司印章的； （二）未按规定妥善保管好印章，导致印章损坏、丢失的； （三）未按规定的用印范围和用印审批流程擅自用印的； （四）未经审批或授权，私自携带印章外出的； （五）其他违反印章管理规范的行为。 第二十三条公司其他人员违反本制度且有下列行为之一的，当事人负有直接责任，其直接上级负有间接管理责任，将视情节严重程度给予相关人员处分和绩效扣减；涉及犯罪的，将移交司法机关。 （一）私自刻制带有公司名称或公司标识印章的； （二）伪造用印审批流程、领导签字等欺骗印章保管人用印的； （四）无用印审批流程，假传公司授意，恐吓、威胁印章保管人用印的；（五）其他违反印章管理规范的行为。 第二十四条上述行为若给公司造成经济损失，相关责任人员需承担无限连带赔偿责任。 第九章附则 第二十五条本制度未尽事宜，按有关法律、法规、规范性文件及公司内部制度的有关规定执行。本制度与前述有关规定相冲突的，以前述有关规定为准。 第二十六条本制度由公司董事会负责修订与解释。 第二十七条本制度自董事会审议通过之日起生效，修改时亦同。 深圳市杰恩创意设计股份有限公司 二〇二五年十月 中财网
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